Расчет отпуск при увольнении в 2014г

Расчет отпуск при увольнении в 2014г

Содержание:

Расчет отпускных №5 (143) 2014

В предыдущей статье мы рассмотрели, как вычисляется средний заработок для расчета отпускных. А как рассчитываются сами отпускные? Порядок расчета отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск одинаковы. Различны лишь документы, которые при этом составляются.

Документальное оформление отпуска

Каждый сотрудник, отработав целый календарный месяц, зарабатывает 2,33 дня отпуска. Эти дни учитываются, когда сотрудник идет в отпуск. А что делать, когда он увольняется, не отгуляв честно заработанные дни отдыха? Тогда сотруднику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

В соответствии с положениями ч. 1 ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Как правило, после подачи работником личного заявления о предстоящем увольнении издается приказ об увольнении работника и может быть заполнена форма №Т-61 – Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г.

Данная Записка-расчет включает в себя, в том числе, сведения о неиспользованных или использованных авансом отпусках работника. Для того чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, необходимо, прежде всего, выяснить, имеются ли у указанного работника неиспользованные отпуска или, наоборот, отпуска, использованные авансом. Для этой цели используются сведения, содержащиеся в личной карточке работника в разделе VIII \”Отпуск\”.

Основанием для предоставления работнику отпуска является заявление работника, составленное в произвольной форме, и приказ (распоряжение) по форме №Т-6 (по форме №Т-6а, если в отпуск идут сразу несколько работников). К приказу о предоставлении отпуска прилагается записка-расчет (форма №Т-60), которая необходима для расчета причитающихся работнику сумм отпускных.

По поводу заявления на отпуск от работника и его необходимости в бухгалтерском сообществе происходит много споров. Есть две точки зрения, которые имеют право на жизнь. Одна из них – заявление нужно, оно же будет являться подтверждением того, что работник ознакомлен с временем своего отпуска. Вторая – заявление не нужно, поскольку ежегодно составляется график отпусков, который обязателен как для работников, так и для работодателей. И каждая сторона ознакомлена с этим графиком. К тому же обычно график отпусков составляется по согласованию с работником. Наше мнение: лучше оформить больше бумажек, тогда со стороны проверяющих будет меньше вопросов.

Чтобы рассчитать отпускные, нужно определить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. Средний дневной заработок для оплаты отпускных равен сумме начисленных в пользу работника выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, деленной на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).

Расчетный период

Расчетный период – это период, который мы используем для расчета среднего заработка. Другими словами – работнику оплачивается время отдыха исходя из среднего дохода, но полученного в предыдущих периодах. И этот предыдущий период на \”бухгалтерском\” языке называется \”расчетный период\”. Фактически берется заработная плата за этот период и делится на количество календарных дней (среднее количество дней – 29,3), соответствующих этому периоду. А дальше начинаются сложности. А что если работник отработал не весь период?

Если расчетный период отработан не полностью (например, работник находился на больничном или в декретном отпуске), средний дневной заработок для оплаты отпускных исчисляется следующим образом. Расчетный период будет равен произведению числа 29,3 на количество полных отработанных месяцев. А если какой-то конкретный месяц отработан не полностью, то число календарных дней в месяце, отработанном не полностью, равно среднемесячному числу календарных дней (29,3), деленному на число календарных дней месяца и умноженному на число календарных дней за отработанный срок. Если месяц отработан полностью, то число календарных дней составляет 29,3.

Таким образом, для расчета среднего заработка в данном случае применяется формула:

СДЗ = Выплаты : (29,3 х № + 29,3 : КД х ОКД),

где № – число месяцев, отработанных полностью; КД – число календарных дней в месяце, отработанном не полностью; ОКД – число отработанных календарных дней в месяце, отработанном не полностью (пример 1).

Пример 1

Сотрудница организации собирается в отпуск на 14 календарных дней с 1 мая 2014 г. Расчетным в данном случае является период с мая 2013 г. по апрель 2014 г., сотруднице было выплачено 72000 руб., учитываемых при расчете отпускных.

В сентябре 2013 г. сотрудница 14 дней была в отпуске и в октябре – 12 дней на больничном.

Величина среднедневного заработка составит 1 527,56 руб. (72000 руб. : [(29,3 х 10 мес. + 29,3 дн./мес. : 30 дн./мес. х (30 дн. – 14 дн.) + 29,3 дн./мес. : 31 дн./мес. х (31 дн. – 12 дн.)] = 72000 : (293 + 15,62 + 17,96) = 72000 : 326,58 = 220,46 руб.

Сумма отпускных – 3086,53 руб. (14 дн. х 220,46 руб.).

Если у сотрудников установлен режим неполного рабочего времени, то вне зависимости от этого размер среднедневного заработка устанавливается в обычном порядке (пример 2).

Пример 2

Сотрудница организации работает три дня в неделю. Она собирается в очередной отпуск на 2 недели 12 мая 2014 г. Выплаты, включаемые в расчет, за май 2013 г. – апрель 2014 г. составляют
72 000 руб., причем июнь 2013 г. – апрель 2014 г. отработаны полностью, а в мае 2013 г. ей предоставлялся отпуск на 14 календарных дней.

Несмотря на то, что сотрудница работает по графику 3 дня в неделю, при определении среднего заработка при начислении отпускных необходимо следовать общему правилу, не прибегая к корректировкам.

Среднедневной заработок для расчета отпускных составил 213,06 руб. (72000 руб. : (29,3 х 11 + 29,3 : 30 х (30 – 14) = 72000 руб. : 337,93).

Сумма отпускных – 2982,87 руб. (14 х 213,06).

То же самое касается ситуации, когда сотрудник работает неполный рабочий день, например, 4 часа в день. Главное в этом случае, чтобы он отработал все дни по графику неполного рабочего дня, тогда считается, что месяц им отработан полностью.

Какие выплаты учитываются при расчете отпускных?

При исчислении среднего заработка учитываются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда: зарплата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда, и др.

В расчете не участвуют выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.

Кроме того, существуют выплаты, которые при определении среднего заработка учитываются в особом порядке. Это касается премий. Так, ежемесячные премии и вознаграждения включаются в расчет в полной сумме, но не более одной выплаты за один и тот же показатель за каждый месяц расчетного периода. Премии, начисленные за период более месяца, учитываются в полном объеме только в том случае, если указанный период не превышает расчетного периода.

Об этом сказано в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. №922.

Если в расчетном периоде работник не получал заработной платы или у него не было фактически отработанных дней, то средний заработок исчисляется исходя из выплат, начисленных работнику за предшествующий расчетный период. Если аналогичная ситуация была и в этом периоде, то для расчета среднего заработка берутся суммы, начисленные за фактически отработанные дни в месяце наступления отпуска. А если сотрудник и в этом месяце не работал и, соответственно, не получал заработную плату, средний заработок исчисляется исходя из тарифной ставки или оклада.

Выплата отпускных производится не позднее, чем за 3 рабочих дня до его начала.

Пример 3

Сотруднице компании Коротаевой Н.С. в соответствии с графиком отпусков с 1 мая 2014 года предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Выплаты в пользу Коротаевой Н.С. за последние 12 календарных месяцев представлены в таблице ниже. Расчетный период с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года отработан полностью. Определим, какую сумму отпускных и на основании каких документов необходимо выплатить работнику.

Теперь непосредственно определим сумму отпускных, причитающуюся Коротаевой Н.С.

Соответственно, сумма фактического заработка за расчетный период составит 72 000 руб. Средний дневной заработок работника составит 204,78 руб. (72000 руб. : 12 мес. : 29,3).

Таким образом, сумма начисленных ИП Иванов К.В. отпускных Коротаевой Н.С. равна 2866,89 руб. (204,78 руб. х 14 дн.). При этом обратите внимание, что при делении образуется число среднего заработка работника с большим количеством знаков после запятой, нежели мы привыкли (копейки) – 204,778157 руб. Вы можете округлить это значение до копеек (до 2-го знака после запятой), либо умножить это значение на количество дней отпуска. При этом нигде точно не написано, как именно нужно делать. Исходите из принципа – выплатить сотруднику больше. В конце концов, на копейки никто из нас не обеднеет.

Итак, общие правила исчисления отпускных мы разобрали. Перейдем к нестандартным ситуациям.

Если сотрудник работаетпо совместительству…

На основании статьи 286 ТК РФ сотрудникам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного отпуска меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск соответствующей продолжительности, но без сохранения заработной платы.

Пример 4

Руководитель салона красоты – ООО \”Белая ворона\” – принял на работу нового сотрудника – внешнего совместителя на условиях неполного рабочего дня (4 часа в день). Отработав четыре месяца, этот работник написал заявление о предоставлении ему оплачиваемого отпуска и предъявил справку с основного места работы о времени ежегодного оплачиваемого отпуска. В каком порядке новому сотруднику должен предоставляться отпуск, если по трудовым договорам продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы составляет 31 день, а по совместительству – 28 дней?

Несмотря на то, что сотрудник еще не отработал полгода, ООО \”Белая ворона\” обязано предоставить ему отпуск продолжительностью 31 календарный день. Однако оплатит организация работнику только 28 календарных дней. Оставшиеся три дня будут предоставлены работнику как отпуск без сохранения заработной платы.

Средний заработок для оплаты отпусков работников, работающих по совместительству, исчисляется в общем порядке. Заметим: если работник является внутренним совместителем, то расчет суммы среднего заработка по основной работе и по совместительству ведется отдельно.

…или по срочному трудовомудоговору

Сотрудникам, заключившим срочный трудовой договор на срок до двух месяцев, отпуск предоставляется в рабочих днях (ст. 291 ТК РФ). В этом случае отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка, который определяется путем деления суммы фактически начисленной работнику за период действия трудового договора заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Примечание. Также в рабочих днях отпуск предоставляется сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ).

Пример 5

ООО \”Вкусняшка\” заключило с
К.В. Ворониным срочный трудовой договор на период с 1 февраля по 31 марта 2014 года. Сумма начисленной заработной платы за период действия договора составила 60 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

Поскольку К.В. Воронин полностью отработал два месяца, ему положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 рабочих дня.

В феврале 24 рабочих дня по календарю шестидневной рабочей недели, а в марте – 25 рабочих дней.

Средний дневной заработок составит 1224,49 руб. [60 000 руб. : (24 дн. + 25 дн.)].

Таким образом, сумма начисленных ООО \”Вкусняшка\” отпускных К.В. Воронину составит 4897,96 руб. (1224,49 руб. х 4 дн.).

При увольнении излишне выплаченные отпускные возвращаются работодателю…

Как мы уже сказали выше, по соглашению с работодателем сотрудник может уйти в отпуск до окончания того рабочего года, за который ему предоставляется отдых. Возникает вопрос: как быть, если в отпуске или сразу же после него работник решит расторгнуть трудовой договор?

В этом случае, согласно статье 137 ТК РФ, работодатель вправе при увольнении работника удержать из его заработной платы образовавшуюся задолженность за неотработанные дни отпуска. При этом он должен помнить, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Поэтому, если задолженность по отпускным превышает данное ограничение, работник может добровольно внести оставшуюся сумму в кассу или перечислить ее на банковский счет работодателя. В случае отказа работника взыскание задолженности производится в судебном порядке.

Обратите внимание: удержания из заработной платы задолженности по отпускным не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:

– отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;

– ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем;

– сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

– смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

– призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;

– восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;

– признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;

– смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим;

– наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ.

…а неиспользованная часть отпуска компенсируется работнику

Денежная компенсация при увольнении работника выплачивается ему за все неиспользованные отпуска независимо от того, какова их общая продолжительность и по каким основаниям прекращается трудовой договор (ст. 127 ТК РФ). Выплачивается она в день увольнения. А если работник в этот день не работал, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается пропорционально отработанным месяцам. При этом сотрудники, проработавшие не менее 11 месяцев, имеют право на компенсацию за полный рабочий год.

Средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется в том же порядке, что и для оплаты отпусков.

Начисления на сумму отпускных

Согласно статье 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физических лиц, полученные ими в денежной или натуральной форме. Не облагаемые НДФЛ выплаты перечислены в статье 217 НК РФ, и сумм отпускных среди них нет. Поэтому необходимо удержать НДФЛ у работника по ставке 13%. Сделать это необходимо непосредственно перед выдачей отпускных. Заплатить НДФЛ в бюджет должны не позднее дня получения в банке наличных денег на выплату отпускных или дня перечисления (выдачи) отпускных работнику.

На основании статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ (далее – Закон №212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды являются, в частности, выплаты и вознаграждения, начисляемые работникам по трудовым договорам. Не облагаемые страховыми взносами выплаты указаны в статье 9 Закона №212-ФЗ. Отпускные в этой статье не упомянуты. Следовательно, работодатели обязаны на сумму отпускных начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.

Влияние премий на расчет отпускных

Ежемесячные премии и вознаграждения учитываются в полном объеме, но не больше одной выплаты в месяц за каждый показатель. Премии, начисленные за период более месяца, включаются в расчет полностью только в том случае, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного. В ином случае они учитываются в пределах месячной части за каждый месяц расчетного периода.

В соответствии с п. 15 Положения №922 вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления вознаграждения учитываются при определении среднего заработка.

Если же период, за который назначалась премия, отработан не полностью, то ее включают в расчет пропорционально отработанному времени, кроме вознаграждений, которые выплачены уже с учетом отработки.

Повышение окладаза расчетный период

При повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения средний заработок работников также увеличивается.

Если повышение произошло:

в расчетный период, – выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода;

после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, – повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;

в период сохранения среднего заработка, – часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения до окончания указанного периода.

При повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, установленных к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность).

При повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах, не повышаются (пример 6).

Пример 6

Всем сотрудникам компании с 1 июля 2013 г. были повышены оклады. Оклад Коротаевой Н.С. до повышения составлял 6000 руб., с 1 июля – 7000 руб.

С 1 мая 2014 г. по 16 мая 2014 г. (14 календарных дней с учетом праздничных дней) Коротаевой Н.С. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период с 1 мая 2013 г. по 30 апреля 2014 г. отработан полностью.

Коэффициент индексации среднего заработка составляет 1,17 (7000 руб. : 6000 руб.).

Средний дневной заработок с учетом повышения – 239,02 руб. ((6000 х 1,17 х 2 + 7000 х 10) : 12 : 29,3 = (14 040 +
70 000) : 351,6).

Сумма отпускных – 3346,30 руб. (14 дн. х 239,02).

Выплата отпускных

Организация должна выплатить сотруднику отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. В случае нарушения указанного срока работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск. При нарушении срока выплаты отпускных работодатель должен также уплатить сотруднику денежную компенсацию, рассчитываемую как 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. При этом размер компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором.

Налоговый учет отпускных выплат

Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска (отпускные выплаты), в том числе и компенсация за неиспользованный отпуск:

– учитываются при определении базы по налогу на прибыль, при определении расходов по \”упрощенке\” в составе расходов на оплату труда;

– облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование;

– облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

В налоговом учете сумма отпускных включается в состав расходов на оплату труда на дату их начисления. Что касается учета расходов по начисленным отпускным по отпуску, приходящемуся на несколько отчетных периодов, то ситуация немного сложнее.

Согласно официальной позиции фискальных органов, при исчислении налога на прибыль сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск учитывается в налоговой базе пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (письма Минфина России от 23.12.10 г. №03-0306/1/804, 12.05.10 г. №03-03-06/1/323, 01.06.10 г. №03-03-06/1/362, УФНС России по г. Москве от 06.08.08 г. №21-11/[email protected]).

Однако в законодательстве Российской Федерации нет прямых норм, указывающих на это правило. Статья 136 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя оплачивать отпуск не позднее, чем за три дня до его начала. Фактически работодатель осуществляет расходы на оплату отпуска единовременно в полном объеме, даже если отпуск приходится на разные отчетные (налоговые) периоды. Поскольку затраты на оплату труда ежемесячно признаются в качестве расходов для целей налогообложения прибыли на основе начисленных расходов на оплату труда, можно сделать вывод, что расходы на оплату отпускных должны учитываться в составе расходов в полном объеме без деления пропорционально по дням отпуска, приходящимся на разные отчетные (налоговые) периоды, в которых они понесены.

Аналогичная позиция отражена в постановлениях ФАС Московского округа от 24.06.09 г. №КА-А40/4219-09 и Уральского округа от 08.12.09 г. №Ф09-911/08-С3. Судьи сделали вывод, что расходы на оплату труда, начисленные в одном отчетном (налоговом) периоде за отпуск, приходящийся на другие отчетные (налоговые) периоды, должны быть признаны расходами для целей налогообложения прибыли расходами того отчетного (налогового) периода, в котором они понесены, в полном объеме и без деления на части.

Если налогоплательщик использует кассовый метод, то отпускные включаются в состав расходов, принимаемых при определении налоговой базы, в момент фактической выплаты денежных средств.

Датой осуществления расходов в виде страховых взносов во внебюджетные фонды также признается дата их начисления (письма Минфина России от 12.05.10 г. №03-03-06/1/323, 22.04.10 г. №03-03-06/1/288 и 13.04.10 г. №03-03-06/1/255). При определении момента признания в налоговом учете страховых взносов, ввиду того что они являются обязательными платежами, следует применять подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Относительно страховых взносов на отпускные, приходящиеся на разные отчетные периоды, в письме от 13.04.10 г. №03-03-06/1/258 Минфин России указал, что страховые взносы, начисленные на выплаты, которые при признании в целях налогообложения прибыли распределяются по разным отчетным (налоговым) периодам (например, на отпускные, начисленные в отношении отпуска, приходящегося на разные отчетные (налоговые) периоды), учитываются в налоговой базе по налогу на прибыль организаций единовременно в момент их начисления.

Что же касается НДФЛ, то при заполнении справки по форме №2-НДФЛ отпускные следует отражать в тех месяцах, в которых эти доходы были фактически выданы. Объясняется это тем, что указанная выплата не является доходом за выполнение трудовых обязанностей, поскольку отпуск – это время, в течение которого работник был свободен от исполнения своих трудовых обязанностей (письма ФНС России от 10.04.09 г. №3-5-04/[email protected] и Минфина России от 06.03.08 г. №03-04-06-01/49).

Особенности выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Как мы уже говорили, правила расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск одинаковы. Однако порядок выплаты различный. Если отпуск необходимо оплатить за три дня до ухода в отпуск сотрудника, то компенсация за увольнение выплачивается в день увольнения сотрудника. При этом расчет дней, за которые положены отпускные, точно такой же, как и при расчете отпуска.

Пример 7

Работник был принят на работу 18 сентября 2011 г. По его желанию он был уволен 20 апреля 2014 г. В личной карточке работника имеется запись о том, что работник использовал право на отпуск за период работы 18 сентября 2011 г. – 17 сентября 2013 г. Таким образом, при увольнении работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск за период работы с 18 сентября 2013 г. по дату увольнения – 20 апреля 2014 г. Указанный отработанный период составляет 7 месяцев (в расчет приняты периоды с 18.09.13 г. по 17.04.14 г.). Так как в апреле 2014 г. работник отработал только 3 дня (18, 19, 20 апреля), что является менее половины месяца, то данный месяц в расчет не принимается. Если бы он увольнялся 10 мая, то работнику надо было бы оплатить еще 2,33 дня отпуска, т.к. дни с 18 апреля 2014 года по 10 мая 2014 года составляют период 23 дня, что больше половины месяца. Несмотря на то, что 23 дня – это неполный месяц, работнику все равно положено оплатить компенсацию как за полный отработанный месяц.

Таким образом, работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованные 16,31 дня отпуска (7 месяцев х 2,33 дня = 16,31 дня). Обратите внимание, что можно не округлять число 16,31 до 16, и средний заработок тоже можно не округлять. Главное, чтобы округление не дало занижение выплат работнику, чтобы из-за копеек у нас не было проблем с трудовой инспекцией.

Пример заполненного расчета компенсации за неиспользованный отпуск вы сможете увидеть на странице 24.

Помимо увольнения, работник также вправе получить компенсацию за неиспользованный отпуск в случае, если продолжительность его отпуска составляет более 28 календарных дней. В этом случае согласно ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

В редакции указанной статьи указывается на возможность, но не обязанность со стороны работодателя заменить часть отпуска работнику денежной компенсацией. В связи с этим можно сделать вывод, что замена отпуска денежной компенсацией возможна только в случае согласия на это работодателя. Таким образом, для оформления выплаты компенсации за неиспользованную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (при условии согласия на это работодателя), необходимы следующие документы:

– личное заявление работника с просьбой о предоставлении денежной компенсации за неиспользование части отпуска;

– приказ о предоставлении работнику отпуска на количество не менее 28 календарных дней;

– приказ работодателя о выплате работнику денежной компенсации за часть отпуска, которая не предоставляется работнику по его желанию.

Мы рассмотрели правила расчета отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск. Как видите, они рассчитываются одинаково. Важно лишь, когда и на каких основаниях (заявления, приказы и собственно, сами расчеты отпуска, либо компенсации за неиспользованный отпуск) произвести выплаты. Мы постарались рассмотреть эту ситуацию как можно проще и понятнее. Надеемся, мы вас не запутали.

Начисление отпускных: порядок и примеры

Как определить расчетный период для начисления отпускных?

Что необходимо учитывать при расчете среднего дневного заработка?

Как правильно рассчитать компенсационные выплаты при увольнении работника?

Нестандартные ситуации при расчете компенсации за неиспользованный отпуск: как выйти из положения?

Порядок предоставления отпуска

Предоставляя работнику очередной отпуск, необходимо учитывать следующее:

  • продолжительность отпуска должна быть не менее 28 календарных дней, без учета праздничных и нерабочих дней;
  • при увольнении сотруднику полагается денежная компенсация за неиспользованный отпуск;
  • после одного непрерывного года работы отпуск сотруднику можно предоставлять не выдерживая положенное по закону полугодие;
  • начисленные отпускные выдаются работникам не позже трех дней до начала отпуска;
  • при отказе работника от отпуска ему полагается компенсация (выдается по письменному заявлению работника). Она может быть начислена за несколько календарных периодов. Заменять денежной компенсацией основной очередной отпуск запрещается, а вот дополнительный можно — в установленных Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) случаях;

3 случая, когда замена отпуска компенсацией недопустима (ст. 126 ТК РФ):

работник — беременная женщина;

занят на работах с вредными или опасными условиями труда.

  • отпуск может предоставляться в обязательном порядке каждые шесть месяцев на основании письменного заявления работающего;
  • по заявлению работника отпуск можно перенести, но не более 2 раз подряд;
  • отпуск можно разделить на несколько частей с условием, что одна часть в любом случае будет не менее 14 календарный дней подряд.

Право на первый ежегодный отпуск на новом месте работы возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Однако по согласованию с руководством отпуск может быть предоставлен авансом.

Обратите внимание!

Право на отпуск при длительности трудовой деятельности менее 6 месяцев должно быть предоставлено:

несовершеннолетним лицам (ст. 122, 267 ТК РФ);

женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него или по окончанию отпуска, связанного с уходом за ребенком (ст. 122, 260 ТК РФ);

работающим, усыновившим ребенка возрастом до 3 месяцев;

в других случаях, предусмотренных законодательством.

Отпуска предоставляются на основании графика отпусков. В соответствии с требованиями законодательства в графике отпусков указываются порядок и время предоставления отпусков работникам на будущий год. Он должен быть утвержден не позже 17 декабря ежегодно.

Работник о времени начала предстоящего отпуска должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Формула начисления отпускных

Ситуация 1. Расчетный период отработан полностью

В этом случае для расчета отпускных используется формула:

Сумма отпускных = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска.

Среднедневной заработок (ЗПср) рассчитывается по формуле:

ЗПср = ЗПф / 12 / 29,3,

где ЗПф — сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период;

12 — количество месяцев, которое надо брать при расчете отпускных;

29,3 — среднее количество дней в месяце.

Коэффициент 29,3 применяется лишь в том месяце, который отработан полностью в расчетном периоде.

Пример 1

Предположим, сотрудник учреждения идет в очередной отпуск с 01.07.2015 на 28 календарных дней. Расчетным периодом для начисления отпуска — с 01.07.2014 по 30.06.2015. Работник отработал его полностью. В этот период сотруднику начислена заработная плата, принимаемая для расчета, в размере 295 476 руб. Рассчитаем сумму начисленных отпускных за 28 календарных дней:

(295 476 руб. / 12 мес. / 29,3) × 28 = 23 530,51 руб.

На самом деле редко так бывает, что сотрудник отработал полностью весь расчетный период: в течение года он может находиться какое-то время на больничном, в командировке, очередном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы и т. д.

Ситуация 2. Расчетный период отработан частично

Предположим, что сотрудник отработал не весь месяц. В этом случае количество календарных дней в неполном календарном месяце надо пересчитать по формуле:

где Дм — количество календарных дней в неполном месяце;

Дк — количество календарных дней этого месяца;

Дотр — количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Для расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков в случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, используется формула:

где ЗПср — среднедневной заработок,

ЗПф — сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период,

Мп — количество отработанных полных календарных месяцев,

Дн — количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

Пример 2

Работник ушел в очередной отпуск продолжительностью 28 дней с 07.09.2015. В расчетном периоде с 01.09.2014 по 31.08.2015 он находился на больничном с 16 по 19 марта 2015 г., а с 23 по 28 апреля был в командировке.

В расчетном периоде сотруднику начислена заработная плата в сумме 324 600 руб. (без учета выплат по больничному листу и командировочных).

Рассчитаем сумму отпускных.

Сначала определим количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в марте и апреле 2015 года:

  • в марте: 29,3 / 31 × (31 – 4) = 25,52;
  • в апреле: 29,3 / 30 × (30 – 6) = 23,44

Определим средний заработок для оплаты отпуска:

324 600руб. / (29,3дн. × 10 + 25,52 + 23,44) = 949,23 руб.

Сумма начисленных отпускных составит:

949,23 руб. × 28 дн. = 26 578,44 руб.

Расчет отпускных в нестандартных ситуациях

Ситуация 3. В месяце расчетного периода у сотрудника нет доходов, но есть учитываемые дни (праздничные новогодние)

Предположим, врач-эпидемиолог Ильин С. А. уходит в дополнительный отпуск с 03.08.2015 на 14 календарных дней. Расчетный период — с 01.08.2014 по 31.07.2015. В этот период он уже находился в отпуске с 9 по 31 января 2015 г.

Начисления в январе у сотрудника отсутствуют, а дни этого месяца (их 8 в нашем случае), которые не вошли в период отпуска, следует учитывать.

С учетом вышесказанного определим количество календарных дней для расчета дополнительного отпуска.

Сначала подсчитаем количество календарных дней в расчетном периоде:

(29,3 × 11 мес. + 29,3 / 31 × 8) = 329,86.

Начисленная зарплата за расчетный период без отпускных составляет 296 010 руб. Рассчитаем сумму полагающихся отпускных:

296 010 / 329,86 × 14 = 12 563,33 руб.

Ситуация 4. Сотрудница берет отпуск сразу после декрета

По правилам расчет отпускных производится исходя из зарплаты за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Если женщина берет очередной оплачиваемый отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком, то, соответственно, доходов за последний год у нее нет. В данной ситуации для расчета отпуска следует брать 12 месяцев, предшествующих периоду, который исключается из расчетного периода, то есть 12 месяцев, предшествующих ее декрету (Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (в ред. от 15.10.2014)).

Если заработка у сотрудника вообще не было (например, работник идет в отпуск сразу после перевода из другого учреждения), отпускные рассчитываются исходя из оклада.

Определение размера отпускных при повышении заработной платы

Повышение зарплаты влияет на расчет отпускных в случае если это произошло:

  • до начала или во время отпуска;
  • в расчетном периоде либо после него.

Если зарплата была повышена для всех сотрудников учреждения, то прежде чем произвести расчет среднего заработка, следует проиндексировать его ставку и все надбавки к ставке, которая была установлена в фиксированном размере.

Период повышения зарплаты влияет на порядок индексации. Выплаты принято индексировать на коэффициент повышения. Для определения суммы отпускных находим коэффициент (К):

К = Зарплата каждого месяца за расчетный период / Месячный заработок на дату ухода в очередной отпуск.

В случае если зарплата поднялась во время отпуска, нужно скорректировать только часть дохода в среднем, при этом она должна приходиться на период со дня окончания отпуска до даты увеличения заработка; если после рассчитываемого периода, но до начала отпуска, следует скорректировать среднедневную выплату.

Ситуация 5. Зарплату повысили после расчетного периода, но до начала отпуска.

Химику-эксперту Деевой Е. В. предоставлен очередной основной отпуск с 10.08.2015 на 28 календарных дней. Ежемесячный оклад — 25 000 руб. Расчетный период — с августа 2014 г. по июль 2015 г. — отработан полностью.

Рассчитаем сумму отпускных:

(25 000 руб. × 12) / 12 / 29,3 × 28 календ. дн. = 23 890,79 руб.

В августе 2015 г. всем сотрудникам учреждения было повышена зарплата на 10 %, следовательно, оклад увеличился с учетом индексации:

(25 000 × 1,1) = 27 500 руб.

Сумма отпускных после корректировки составит:

23 890,79 руб. × 1,1 = 26 279,87 руб.

Ситуация 6. Увеличение зарплаты в расчетный период

Техник Соколов И. Н. идет в очередной основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 12.10.2015. Расчетный период для начисления отпускных — с 01.10.2014 по сентябрь 2015 г. включительно.

Оклад техника — 22 000 руб. В сентябре он был увеличен на 3300 руб. и составил 25 300 руб. Определим коэффициент повышения:

25 300 руб. / 22 000 руб. = 1,15.

Следовательно, зарплату нужно проиндексировать. Рассчитываем:

(22 000 руб. × 1,15 × 11 мес. + 25 300) / 12 / 29,3 × 28 = 24 177,47 руб.

Определяем размер компенсации за неиспользованные дни отпуска, выплачиваемой увольнении

При увольнении работник имеет право рассчитывать на компенсацию за дни неиспользованного отпуска.

Чтобы определить количество неиспользованных календарных дней отпуска, необходимы следующие данные:

  • продолжительность отпускного стажа сотрудника (количество лет, месяцев, календарных дней);
  • количество дней отпуска, которое работник заработал за период работы в организации;
  • количество дней, которое использовано работником.

Единственным действующим нормативным документом, разъясняющим порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск, остаются Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (в ред. от 20.04.2010; далее — Правила).

Определяем отпускной стаж

Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу к данному работодателю, последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года. В случае увольнения работника течение его отпускного стажа заканчивается. Сотрудник, устраиваясь на новую работу, с первого дня работы снова начинает зарабатывать отпускной стаж.

Высчитываем количество заработанных дней отпуска

Количество заработанных дней отпуска определяется пропорционально отпускному стажу следующим образом:

Количество заработанных дней отпуска

Продолжительность отпуска в календарных днях

Количество месяцев отпускного стажа сотрудника

К сведению

Обычно последний месяц отпускного стажа оказывается неполным. Если в нем отработано 15 календарных дней и более, то этот месяц округляется до целого месяца. Если отработано менее 15 календарных дней, дни этого месяца в расчет брать не надо (ст. 423 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ)). (п. 35 Правил)

Количество дней отпуска, положенное за каждый месяц года, рассчитывается в зависимости от установленной продолжительности отпуска. Так, за каждый полностью отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска, за полностью отработанный год — 28 календарных дней.

Денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодных оплачиваемых отпусков, которые образовались у работника с начала работы в организации, выплачивается только при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ).

Вопрос в тему

Как компенсировать неиспользованные дни отпуска работнику, который увольняется, не отработав учетный период?

Работник, не отработавший в организации период, дающий право на полную компенсацию, при увольнении имеет право на пропорциональную компенсацию календарных дней отпуска. На основании п. 29 Правил количество дней неиспользованного отпуска рассчитывается путем деления продолжительности отпуска в календарных днях на 12. Это означает, что при продолжительности отпуска 28 календарных дней должны быть компенсированы 2,33 календ. дня за каждый месяц работы, включаемый в стаж, дающий право на получение отпуска (28 / 12).

В отличие от очередного отпуска, который предоставляется в целых днях, при расчете компенсации за неиспользованный отпуск дни отпуска не округляются.

Прогулы, отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, превышающие 14 дней, уменьшают отпускной стаж (ст. 121 ТК РФ).

Обратите внимание!

Сотрудникам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, компенсация за неиспользованный отпуск не положена, так как нормы Трудового кодекса РФ на них не распространяются.

Определяем период для выплаты компенсации за отпуск при увольнении

Борисов П. И. принят в организацию 08.12.2014, уволен — 30.09.2015. В июне 2015 г. он находился в отпуске продолжительностью 14 дней, а в июле 2015 г. 31 календарный день в отпуске без содержания. Период работы в организации составил 9 месяцев 24 дня. Поскольку продолжительность отпуска за свой счет превысила 14 календарных дней за рабочий год, то общий трудовой стаж нужно уменьшить на 17 календарных дней (31 – 14). Значит, отпускной стаж составит (9 мес. 24 дня – 17 дней).

Так как 7 календарных дней составляют меньше половины месяца, по правилам в расчет они не берутся. Из этого следует, что в стаж, дающий право на отпуск, засчитаются только 9 целых месяцев.

Две недели основного отпуска работник использовал, компенсацию за них ему платить не надо. В данном случае работнику полагается компенсация за 6,97 календарных дней (9 мес. × 2,33 – 14дн.).

Определяем сумму компенсационных выплат

Пример 3

Работник устроился в организацию 12.01.2015, а 29.06.2015 уволился. Его оклад составлял 40 000 руб. Определим сумму начисленной компенсации при увольнении.

С 12 января по 11 июня работник отработал пять полных месяцев. Июнь засчитываем за целый месяц, так как с 12 по 29 июня отработано 18 календарных дней, а это более половины месяца (п. 35 Правил). В итоге для расчета принимаем 6 месяцев.

Компенсация положена за 14 календарных дней (28 / 12 × 6).

Расчетный период с 12 января по 31 мая 2015 г. состоит из 4 целых месяцев (февраль, март, апрель, май):

29,3 × 4 = 117,2 дн.

Определяем количество дней для расчета в январе:

29,3 / 31 × 20 = 18,903.

Итого в расчетном периоде:

117,2 + 18,903 = 136,103 календ. дн.

За расчетный период начислена зарплата:

40 000 × 5 = 200 000 руб.

Рассчитаем сумму компенсации:

200 000 руб. / 136,103 × 14 дней = 20 572,65 руб.

Пример 4

Сотрудник принят на работу 01.06.2013 с окладом 30 000 руб., а 09.10.2015 он уволился.

В октябре 2014 г. сотрудник использовал ежегодный очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. За этот месяц ему начислено 29 050 руб.

С 01.06.2013 по 09.10.2015 отработано 28 месяцев и 9 дней, округляем до 28 месяцев (9 дней меньше половины месяца).

Определяем количество дней отпуска, положенных за весь период:

28 мес. × 2,33 = 65,24 дн.

Но 28 дней уже использовано, поэтому компенсировать следует:

65,24 – 28 = 37,24 дн.

Расчетный период — это 12 месяцев перед отпуском, в нашем примере — с 01.10.2014 по 30.09.2014. За этот период всего начислено 320 012,48 руб., для расчета среднедневного заработка надо взять сумму без отпускных:

320 012,48 – 29 050 = 290 962,48 руб.

Для расчета фактически отработанного времени берем 11 полностью отработанных месяцев и 3 календарных дня октября 2014 г. (31 – 28 дней отпуска).

Таким образом, в расчетном периоде:

29,3 × 11 + 3 / 31 = 322,397 календ. дн.

Среднедневная зарплата составит:

290 962,48 руб. / 322,397 = 902,50 руб./день.

Следовательно, должна быть начислена компенсация за неиспользованный отпуск в размере:

902,50 × 37,24 = 33 609,10 руб.

Выводы

Законодательство запрещает не предоставлять отпуск два года подряд, заменять очередной основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней денежной компенсацией.

О дате начала отпуска работник должен быть предупрежден под роспись за две недели до его начала, отпускные должны быть выданы не позже чем за три дня до начала отпуска.

Отпуск можно разбивать на части, но с условием, что одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней подряд.

Отпускные исчисляются в календарных днях. В случае если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, а отпуск продлевается.

В соответствии с п. 8 ст. 255 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли расходами может быть признана только та сумма компенсации за неиспользованный отпуск, которая рассчитана в соответствии с общеустановленными правилами. Округление количества дней неиспользованного отпуска в большую сторону приведет к завышению размера выплат, произведенных в пользу работника, и занижению налоговой базы по налогу на прибыль, а округление в меньшую сторону (с 2,33 дня до 2 дней) — к выплате работнику меньшей суммы, чем полагается по закону.

С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в Октябрьском и Кировском районе город Екатеринбург»

Смотрите еще:

  • Доверенность на представление интересов в суде цена Цена юридического поручения, или Сколько стоит доверенность у нотариуса на представительство в суде Зачастую текст доверительной документации требует удостоверения в нотариальной конторе. Не являются исключением и […]
  • Статья 81 п 1 трудового кодекса Статья 81. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя Статья 81. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя 1. Статья 81 посвящена основаниям, по которым работодатель вправе уволить […]
  • Ст 159 ч4 ук рф особо крупный размер Уголовный кодекс Российской Федерации Раздел VIII. Преступления в сфере экономики Глава 21. Преступления против собственности Статья 158. Кража 1. Кража, то есть тайное хищение чужого имущества, - наказывается штрафом […]
  • Подакцизные товары 2014 перечень Информация Федеральной налоговой службы от 12 декабря 2012 г. "Об утверждении ставок акциза на подакцизные товары на период 2013 - 2015 годов" Федеральным законом № 203-ФЗ от 29.11.2012 «О внесении изменений в статьи […]
  • Водительские права нового образца 2014 категории Новые права с 1 апреля 2014 года - новые категории С 1 апреля в водительских правах появились новые отметки и категории. Права нового образца вводятся с 1 апреля В России с 1 апреля 2014 года в ГИБДД начали выдавать […]
  • Госпошлина на залог имущества Письмо Минфина России от 18 августа 2014 г. № 03-05-06-03/41187 О порядке уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию ипотеки (залога) недвижимого имущества В связи с письмом от 21 июля 2014 г. № […]
admin

Обсуждение закрыто.